Informazioni di pubblico accesso: potenzialità trascurate?

Informazioni di pubblico accesso per le aziende e per i cittadini: potenzialità trascurate?

Up To infotechnologies (www.uptoit.org)

Pubblicato in: Ticonzero -- Emergenze organizzative, tecnologiche e manageriali, una rivista "online", 2000:13, Marzo

La diffusione di tecnologie informatiche per la gestione dei dati - dal personal computer ai programmi per la creazione di database e, pic recentemente, Internet ed intranet - ha iniziato una rivoluzione nell'industria dell'informazione. Cioè particolarmente riscontrabile in Italia dove l'accesso alle informazioni di pubblico dominio era limitato dalla scarsità di biblioteche adeguatamente fornite ed aperte al pubblico e dalle pesanti restrizioni burocratiche e le complesse procedure per attingere ai documenti ufficiali. Oggigiorno ogni cittadino, professionista ed imprenditore può, volendo, accedere all'offerta globale di informazioni, sia commerciali che legislative, scientifiche o sociali, avendo un computer, un accesso Internet, ed un piccolo budget per le spese di telecomunicazione. Negli ultimi mesi si è osservato un notevole sviluppo del mercato dell'informazione ed in particolare un'enorme crescita dell'industria delle banche dati. Grazie anche a nuove leggi quali la 241/90 sulla trasparenza della pubblica amministrazione, sono sorti molti archivi elettronici che mettono a disposizione del pubblico documenti ufficiali in campo economico e amministrativo (es. Infocamere, Inps, Istat, Censis).

Nonostante tutto questo, l'industria dell'informazione in Italia ha ancora molti ostacoli e ritardi, rispetto ad un panorama internazionale giovane e dinamico. Il valore sociale e l'impatto economico di quest'industria non sono stati pienamente apprezzati nè dalla stampa nè dalla pubblica amministrazione: paradigmatica è la promozione di Internet principalmente come strumento di e-commerce (un obbiettivo valido ma non unico) invece che come strumento di conoscenza. Risulta che la diffusione completa delle informazioni è ancora fortemente condizionata dalla legge sulla privacy, da lentezze burocratiche e da una certa ritrosia del cittadino italiano a documentarsi prima di attuare scelte importanti. Rispetto ad altri paesi, in particolare gli Stati Uniti, in Italia è ancora debole la cultura della ricerca e della consultazione abituale e sistematica delle fonti di informazione disponibili.

Ma qual è il valore dell'informazione? L'informazione è il supporto indispensabile per un agire responsabile ed oculato. Essere informati è una condizione attiva: ricerca e analisi di dati significativi come base per azioni mirate. Non essere informati implica una condizione reattiva: accettazione di informazioni scelte e filtrate da altri, adeguamento a ciò che viene proposto dall'ambiente circostante. Questo vale sia per il cittadino-consumatore, che esercita meglio i suoi diritti, che per le aziende, che diventano più competitive (Green Paper on Public-Sector Information in the Information Society, 1999).

L'informazione in azienda: il knowledge management

Negli ultimi anni, la stampa specializzata ha enfatizzato l'importanza delle informazioni nell'ambito aziendale, che pur essendo essenziali rappresentano, a nostro avviso, solo una parte delle potenzialità di questo nuovo strumento. Affrontando la questione delle innovazioni tecnologiche e delle nuove strategie aziendali, i quotidiani di settore hanno messo in risalto le tecniche di knowledge management come strumento essenziale per una pianificazione economica strategica (strategic business planning). Ma l'altra faccia della medaglia, rappresentata dalla ricerca sistematica di informazioni esterne all'azienda (business intelligence), è stata lasciata in secondo piano.

Le tecniche di knowledge management prevedono l'identificazione, l'integrazione e l'ottimizzazione delle competenze acquisite dal personale interno alle aziende e l'utilizzo di queste conoscenze come base per la pianificazione strategica. Principio fondamentale del knowledge management è la condivisione delle conoscenze individuali, che implica la rottura di ruoli predeterminati e il coinvolgimento di lavoratori specializzati attraverso l'intera gerarchia aziendale. Strumenti essenziali del knowledge management sono le banche dati per azioni di marketing. Si tratta di archivi digitali che catalogano sistematicamente il patrimonio di informazioni di un'azienda (fornitori, distributori, clienti, attività produttive, vendite ecc.). Queste banche dati, aggiornate frequentemente e di facile consultazione, costituiscono un valido strumento per ogni settore dell'impresa, dal magazzino agli uffici amministrativi, permettono un'analisi immediata dell'andamento della società, offrono i risultati delle attività passate e gli elementi necessari per le decisioni future.

La business intelligence come esplorazione ambientale strategica

L'altra faccia della medaglia, poco sottolineato dalla stampa italiana, è costituito dalla business intelligence, chiamata anche "esplorazione ambientale" o environmental scanning (Freidman et al., 1997). Si tratta della ricerca attiva e mirata di informazioni esterne all'azienda, di pubblico dominio, legalmente reperibili. Questi dati sono essenziali per comprendere il contesto ambientale in cui si opera, dallo specifico settore di appartenenza al più vasto panorama economico e politico. La business intelligence conduce ad una coscienza situazionale che permette di individuare nuove opportunità di mercato, calcolare rischi, valutare potenziali soci, identificare la concorrenza, analizzare le condizioni politiche e legislative, migliorare la propria professionalità, seguire le innovazioni tecnologiche, saper interpretare gli eventi esterni per attuare scelte razionali e mirate.

Oltre alla consulenza di esperti del settore e alla consultazione di riviste e biblioteche specializzate, un valido strumento per la business intelligence è costituito dalle banche dati, disponibili in rete o su CD-ROM. Questi prodotti elettronici contengono vari tipi di informazioni: dati numerici, testi integrali o abstract, riferimenti bibliografici, immagini, suoni. Ogni banca dati, inoltre, organizza un contenuto altamente specifico, per es. dati ufficiali, analisi di mercato, dati finanziari, articoli di quotidiani o riviste di settore, elenchi di aziende, dati tecnico-scientifici ecc. La consultazione sistematica di questi prodotti consente di perfezionarsi nel proprio settore ed analizzare l'andamento del mercato, risparmiando tempo ed energia. Queste banche dati si distinguono nettamente dalle banche dati per azioni di marketing, utilizzate nel knowledge management, in quanto non sono strumenti riservati ad un'azienda, ma prodotti informativi liberamente circolanti sul mercato.

Il knowledge management e la business intelligence sono dunque attività complementari, ma vanno tenute ben distinte, anche perché richiedono competenze diverse, specialmente nella fase di raccolta e organizzazione dei dati. Pare invece che l'ottimizzazione delle conoscenze interne e l'utilizzo di informazioni esterne all'azienda siano spesso considerati come elementi indistinti di un'unica attività.

Abbiamo inoltre potuto osservare come l'importanza di essere aggiornati ed informati non sia stata ancora colta appieno da molti professionisti e imprenditori, specialmente medio-piccoli. Alcuni continuano ad operare basandosi sull'intuizione, sulla rete locale di conoscenze, sulle informazioni filtrate dai giornali o raccolte da fiere e congressi. Ma un'attività economica, per essere veramente competitiva, presuppone la ricerca attiva e sistematica di informazioni strategiche. Questa è, infatti, la prassi diffusa nelle grandi industrie, anche in Italia. Esse possono contare su uno staff interno impegnato nella ricerca di informazioni a livello internazionale. Una soluzione valida per i professionisti e le piccole imprese è invece rappresentata dall'outsourcing, cioè dalla consulenza esterna di information brokers, operatori esperti nella ricerca di informazioni adeguate alle diverse esigenze.

Il futuro dell'informazione in Italia

Sebbene con un sostanziale ritardo rispetto ai paesi anglosassoni, anche in Italia si sta sviluppando l'offerta di prodotti e servizi informativi rivolti al pubblico. Per sanare questo ritardo, è necessario promuovere e diffondere una cultura della ricerca che metta in luce l'importanza fondamentale dell'informazione sia per le aziende che per i privati cittadini. Deve essere sviluppata l'abilità di individuare le fonti più appropriate, di utilizzare specifiche strategie per condurre ricerche proficue, di analizzare, valutare e integrare i dati ottenuti.

E' auspicabile che, di fronte ad un maggior apprezzamento e ad una crescente richiesta di informazioni da parte dei cittadini, si vinca la ritrosia a concedere informazioni non confidenziali, si semplifichino le modalità di accesso ai dati, aumenti l'offerta di banche dati consultabili in Internet, meno costose e più flessibili dei CD-ROM, si potenzino e si diffondano i servizi informativi rivolti al pubblico.

Bibliografia

- The Information Edge: How to Profit in the Information Age, G. Freidman et al., Crown, New York, 1997
- Green Paper on Public-Sector Information in the Information Society, European Commission, Brussels, 20 gennaio 1999; www.echo.lu/legal/en/access.html
- Commento a Green-Paper on Public Sector Information in the Information Society, Dipartimento per le Politiche Comunitarie, 9 novembre 1999; www.echo.lu/info2000/en/publicsector/pdf/dpc.pdf
- Knowledge management alla riscossa, P. Gurisatti, in Il Sole-24 Ore Nordest, 17 gennaio 2000
- L'informazione? Va condivisa, F. D'Egidio, in Il Sole-24 Ore, 29 novembre 1999
- I lavoratori della conoscenza, A.M. Fasulo, in Manager on line, allegato n° 11 de Il Sole-24 Ore, 5 novembre 1999

Gli autori sono soci della Up To info technologies, una cooperativa che offre servizi di ricerca di informazioni e promuove un progetto di analisi, diffusione e valorizzazione delle fonti di informazione presenti in Italia. Attualmente, gli autori sono impegnati nella realizzazione di un libro sull'industria italiana delle banche dati.

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